Fatturazione Elettronica

La fatturazione elettronica è il processo digitale che consente di emettere, trasmettere, gestire e conservare le fatture in formato elettronico. Il formato individuato per le fatture elettroniche è il formato XML (eXtensible Markup Language), è un metalinguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento o in un testo.

Le fatture nel formato XML devono essere trasmesse ai propri clienti residenti, stabiliti o identificati in Italia, attraverso il Sistema di Interscambio, messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate stessa.

Koinè offre un servizio di gestione in outsourcing dei processi di fatturazione elettronica che permette di generare, inviare, ricevere e gestire tutte le fatture elettroniche B2B, B2C o verso la PA.

GENERARE LE FATTURE ELETTRONICHE NEL FORMATO PREVISTO DALLA NORMATIVA;
FIRMARE LE FATTURE IN MODO COMPLETAMENTE AUTOMATICO;
INVIARE LE FATTURE ATTRAVERSO IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO;
CONSERVARE A NORMA LE FATTURE INVIATE;
GESTIRE LE RISPOSTE PROVENIENTI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (FATTURE PA);
RICEVERE, VERIFICARE, CONTROLLARE E GESTIRE LE FATTURE PASSIVE RICEVUTE TRAMITE SDI;

Valersi di terzi intermediari integrati con il
Sistema di Interscambio che garantiscono servizi e soluzioni personalizzate all’interno dei processi aziendali permette non solo di adempiere agli obblighi normativi ma di beneficiare di enormi vantaggi sia nella gestione del ciclo attivo che di quello passivo.

Servizi e Soluzioni

Conformità Normativa

I servizi di Koinè, conformi alle regole tecniche per la fatturazione elettronica e la conservazione digitale, permettono di essere compliance alla normativa che obbliga l’emissione e la ricezione della fattura elettronica.

Integrazione

I servizi di Koinè si integrano con i principali sistemi ERP oltre che con i servizi di gestione documentale e la conservazione a norma.

Saving

I processi di fatturazione elettronica sono affidati in outsourcing, non sono necessari quindi investimenti in infrastrutture, software e formazione.

Personalizzazione

Strumenti di workflow, condivisione e collaborazione, disegnati secondo le specifiche esigenze dell’azienda, permettono di facilitare il lavoro all’interno dell’organizzazione.

B2B (Ciclo Attivo)

Attraverso la predisposizione di procedure di conversione il formato dei dati provenienti dal sistema ERP del Cliente viene trasformato nel formato richiesto dal Sistema di Interscambio. Le fatture elettroniche vengono firmate con certificato qualificato e caricate automaticamente sul Sistema di Interscambio insieme ad eventuali allegati.

La visualizzazione delle fatture elettroniche emesse viene proposta con foglio di stile ufficiale o secondo regole di document composition personalizzate. Partendo da un unico tracciato dati alla gestione delle fatture elettroniche può essere affiancato l’invio di notifiche, avvisi o documenti tramite altri canali (e-mail, Pec, Corrispondenza, EBP).

B2B (Ciclo Passivo)

I servizi di Koinè permettono di ricevere le fatture elettroniche (B2B) dei fornitori (corredate da eventuali allegati), di archiviarle automaticamente in modo organizzato e di conservarle a norma in modo digitale, gestendo il formato trasmesso dal Sistema di Interscambio e convertendolo in quello richiesto dal sistema ERP.

E’ possibile ricevere le fatture passive sia tramite canale accreditato (con Codice Destinatario) sia tramite PEC.
Al fine di gestire correttamente all’interno dei sistemi documentali le fatture ricevute queste vengono indicizzate con dati ulteriori quali la data di ricezione della fattura, i dati di registrazione, e/o altri dati utili secondo quanto previsto dai processi aziendali. Attraverso la configurazione delle procedure di workflow è possibile attivare i processi di condivisione di dati e documenti, la collaborazione gestionale e l’approvazione.

B2C (Ciclo Attivo)

Attraverso la predisposizione di procedure di conversione il formato dei dati provenienti dal sistema ERP del Cliente viene trasformato:
a) nel formato richiesto dal Sistema di Interscambio,
b) in formato PDF secondo il layout prescelto.

Le fatture elettroniche vengono firmate con certificato qualificato e caricate automaticamente sul Sistema di Interscambio insieme ad eventuali allegati. Le eventuali notifiche di rifiuto vengono proposte agli utenti tramite avvisi.
La copia conforme destinata agli utenti finali viene inviata attraverso e-mail, Pec, Corrispondenza Postale o presentata su portali web EBP.

Fattura PA (Ciclo Attivo)

Attraverso la predisposizione di procedure di conversione il formato dei dati provenienti dal sistema ERP del Cliente viene trasformato nel formato XML.
Le fatture elettroniche vengono caricate sul Sistema di Interscambio insieme ad eventuali allegati. Gli utenti hanno la possibilità di monitorare il processo, visualizzando gli esiti inviati dal Sistema di Interscambio e gestendo eventuali errori segnalati dal SDI o rifiuti generati dalle Pubbliche Amministrazioni.

Le eventuali notifiche di rifiuto vengono proposte agli utenti su apposito portale.
La visualizzazione delle fatture elettroniche viene proposta con foglio di stile ufficiale o secondo regole di document composition personalizzate.

GESTIONE DOCUMENTALE

Attraverso la configurazione dei sistemi di Workflow è possibile coordinare tutte le operazioni di elaborazione, approvazione, condivisione e trasmissione dei documenti, specificando le attività e i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro.

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ARCHIVIAZIONE DIGITALE

I servizi di archiviazione digitale permettono di acquisire ed elaborare documenti cartacei e digitali per costituire un archivio informatico che può costituire un pacchetto di versamento al sistema di conservazione digitale.

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CONSERVAZIONE DIGITALE

Il servizio di conservazione digitale permette di conservare qualsiasi tipo di documento informatico secondo la normativa italiana e quella europea, in completo outsourcing, in maniera sicura ed opponibile a terzi, ottimizzando, semplificando e riducendo i costi dell’attività

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MULTICHANNEL DELIVERY

Il servizio di spedizione multicanale di Koinè offre diverse soluzioni di invio per ogni documento. Dinamicamente viene individuato il canale più adatto in funzione della disponibilità degli indirizzi di recapito, dell’economicità, dell’urgenza e della preferenza del destinatario.

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Vantaggi

INCREMENTO DELL’EFFICIENZA

  • Abbattimento di tutti costi collegati alla gestione documentale
  • Riduzione dei costi di produzione e recapito dei documenti
  • Azzeramento degli investimenti

MIGLIORE CONTROLLO DEI PROCESSI

  • I processi decisionali delle aziende si trasformano in workflow digitali
  • Protezione dell’accesso e dell’integrità degli archivi documentali
  • Riduzione degli errori da parte degli operatori

FLESSIBILITÀ ORGANIZZATIVA

  • Condivisione delle informazioni e disponibilità anche da remoto
  • Riduzione dell’overhead burocratico
  • Immediata verificabilità dei workflow creati