Document Management

Avvalersi di strumenti di gestione documentale evoluti, sicuri e affidabili è un fattore strategico per il successo.

Koinè offre ai propri clienti soluzioni attraverso le quali tutti i documenti e le informazioni in essi contenute, possono essere recuperate, consultate e gestite in modo semplice, veloce ed efficace.

GESTIONE DOCUMENTALE

Attraverso la configurazione dei sistemi di Workflow è possibile coordinare tutte le operazioni di elaborazione, approvazione, condivisione e trasmissione dei documenti, specificando le attività e i ruoli di tutti gli appartenenti al processo di lavoro.

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ARCHIVIAZIONE DIGITALE

I servizi di archiviazione digitale permettono di acquisire ed elaborare documenti cartacei e digitali per costituire un archivio informatico che può costituire un pacchetto di versamento al sistema di conservazione digitale.

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CONSERVAZIONE DIGITALE

Il servizio di conservazione digitale permette di conservare qualsiasi tipo di documento informatico secondo la normativa italiana e quella europea, in completo outsourcing, in maniera sicura ed opponibile a terzi, ottimizzando, semplificando e riducendo i costi dell’attività

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MULTICHANNEL DELIVERY

Il servizio di spedizione multicanale di Koinè offre diverse soluzioni di invio per ogni documento. Dinamicamente viene individuato il canale più adatto in funzione della disponibilità degli indirizzi di recapito, dell’economicità, dell’urgenza e della preferenza del destinatario.

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Fattura Elettronica

Tramite i servizi di Koinè è possibile automatizzare la generazione delle fatture elettroniche, il caricamento sul Sistema di Interscambio, la gestione delle ricevute e delle notiche di esito.
Il processo in completo out-sourcing, in conformità alla normativa e con la garanzia di un accurato sistema di controlli, può essere personalizzato in base alle esigenze del Cliente e alle caratteristiche peculiari del suo sistema gestionale.

TRACKING ON LINE

È possibile seguire il percorso di ogni documento generato e di ogni comunicazione spedita attraverso il sistema di tracking on-line. Dallo stesso pannello è possibile intervenire su un singolo documento o su un lotto di documenti secondo il workflow predefinito

DASHBOARD E REPORTINGLE

Un cruscotto di controllo permette di verificare e di monitorare i processi di gestione documentale come la numerosità e le tipologie di documenti trattati, lo stato di avanzamento dei processi di approvazione, i canali utilizzati per la distribuzione multicanale.

Vantaggi

INCREMENTO DELL’EFFICIENZA

  • Abbattimento di tutti costi collegati alla gestione documentale
  • Riduzione dei costi di produzione e recapito dei documenti
  • Azzeramento degli investimenti

MIGLIORE CONTROLLO DEI PROCESSI

  • I processi decisionali delle aziende si trasformano in workflow digitali
  • Protezione dell’accesso e dell’integrità degli archivi documentali
  • Riduzione degli errori da parte degli operatori

FLESSIBILITÀ ORGANIZZATIVA

  • Condivisione delle informazioni e disponibilità anche da remoto
  • Riduzione dell’overhead burocratico
  • Immediata verificabilità dei workflow creati